Pitanja i odgovori
Na ovoj stranici SKGO objavljuje odgovore Stručne službe SKGO na pitanja koja iz lokalnih uprava dobija u vezi sa funkcionisanjem lokalne samouprave u različitim oblastima i sa primenom nadležnosti i poslova gradova i opština.
Da li je potrebno uraditi procenu uticaja ako su kamere postavljene u holu zgrade opštine?
Ako ustanova dostavi predlog zaposlenog za dodelu novčane nagrade opštinskoj upravi zajedno sa dopisom u kome su brojevi računa i JMBG, kako te podatke uništiti (imati u vidu da je dopis deo predmeta)?
Član 5 stav 1. tačka 5. Zakona o zaštiti podataka o ličnosti („Sl. glasnik RS“, broj 87/18) propisuje da se podaci o ličnosti moraju čuvati u obliku koji omogućava identifikaciju lica samo u roku koji je neophodan za ostvarivanje svrhe obrade („ograničenje čuvanja”).
Član 8. istog zakona propisuje da, izuzetno od člana 5. stav 1. tačka 5) ovog zakona, podaci o ličnosti koji se obrađuju isključivo u svrhe arhiviranja u javnom interesu, u svrhe naučnog ili istorijskog istraživanja, kao i u statističke svrhe, mogu se čuvati i u dužem roku, uz poštovanje odredaba ovog zakona o primeni odgovarajućih tehničkih, organizacionih i kadrovskih mera, a u cilju zaštite prava i sloboda lica na koje se podaci odnose, a ako isti rok nije određen zakonom, određuje ga rukovalac.
Ako u telefonskom razgovoru stranka traži informaciju o stanju poreskog duga, saopštava JMBG za fizičko lice za koje traži, da li zaposleni treba da odgovore po ovom zahtevu?
Zakon o zaštiti podataka o ličnosti („Sl. glasnik RS“, broj 87/18) propisuje u članu 5. stav 1. tačka 6. da se podaci o ličnosti moraju obrađivati na način koji obezbeđuje odgovarajuću zaštitu podataka o ličnosti, uključujući zaštitu od neovlašćene ili nezakonite obrade, kao i od slučajnog gubitka, uništenja ili oštećenja primenom odgovarajućih tehničkih, organizacionih i kadrovskih mera („integritet i poverljivost”).
U tom smislu, saopštavanje poreskog duga putem telefona, samo na osnovu izgovorenog JMBG moglo bi da dovede do narušavanja integriteta i poverljivosti ovih podataka, posebno imajući u vidu dostupnost ovih brojeva i velike slučajeve njihove kompromitacije.
Na koji način ispravljati ili brisati lične podatke? Da li, u tom slučaju, treba primenjivati Zakon o matičnim knjigama i Zakon o opštem upravnom postupku, pa se podaci ispravljaju i brišu rešenjem ili se misli na neku drugu formu?
Član 29. Zakona o zaštiti podataka o ličnosti („Sl. glasnik RS“, broj 87/18) propisuje da lice na koje se podaci odnose ima pravo da se njegovi netačni podaci o ličnosti bez nepotrebnog odlaganja isprave. U zavisnosti od svrhe obrade, lice na koje se podaci odnose ima pravo da svoje nepotpune podatke o ličnosti dopuni, što uključuje i davanje dodatne izjave.
Član 30. istog zakona propisuje da lice na koje se podaci odnose ima pravo da se njegovi podaci o ličnosti izbrišu od strane rukovaoca, te da je rukovalac dužan da bez nepotrebnog odlaganja podatke iz stava 1. ovog člana izbriše u sledećim slučajevima: 1) podaci o ličnosti više nisu neophodni za ostvarivanje svrhe zbog koje su prikupljeni ili na drugi način obrađivani; 2) lice na koje se podaci odnose je opozvalo pristanak na osnovu kojeg se obrada vršila, u skladu sa članom 12. stav 1. tačka 1) ili članom 17. stav 2. tačka 1) ovog zakona, a nema drugog pravnog osnova za obradu; 3) lice na koje se podaci odnose je podnelo prigovor na obradu u skladu sa: a) članom 37. stav 1. ovog zakona, a nema drugog pravnog osnova za obradu koji preteže nad legitimnim interesom, pravom ili slobodom lica na koje se podaci odnose, b) članom 37. stav 2. ovog zakona; 4) podaci o ličnosti su nezakonito obrađivani; 5) podaci o ličnosti moraju biti izbrisani u cilju izvršenja zakonskih obaveza rukovaoca; 6) podaci o ličnosti su prikupljeni u vezi sa korišćenjem usluga informacionog društva iz člana 16. stav 1. ovog zakona.
Obrada podataka o ličnosti u matičnim knjigama, pa i njihovo ispravljanje i brisanje propisano je Zakonom o matičnim knjigama („Službeni glasnik RS“, br. 20 od 19. marta 2009, 145 od 29. decembra 2014, 47 od 20. juna 2018.).
Da li za formiranje nove zbirke podataka mora da postoji pravni osnov u nekom propisu ili je dovoljno da lice čiji se podaci prikupljaju po pristanku pristane i da se formira zbirka (misli se na obrazac gde se vodi zbirka podataka)?
Član 12. Zakona o zaštiti podataka o ličnosti („Sl. glasnik RS“, broj 87/18) propisuje da je obrada zakonita samo ako je ispunjen jedan od sledećih uslova: 1) lice na koje se podaci o ličnosti odnose je pristalo na obradu svojih podataka o ličnosti za jednu ili više posebno određenih svrha; 2) obrada je neophodna za izvršenje ugovora zaključenog sa licem na koje se podaci odnose ili za preduzimanje radnji, na zahtev lica na koje se podaci odnose, pre zaključenja ugovora; 3) obrada je neophodna u cilju poštovanja pravnih obaveza rukovaoca; 4) obrada je neophodna u cilju zaštite životno važnih interesa lica na koje se podaci odnose ili drugog fizičkog lica; 5) obrada je neophodna u cilju obavljanja poslova u javnom interesu ili izvršenja zakonom propisanih ovlašćenja rukovaoca; 6) obrada je neophodna u cilju ostvarivanja legitimnih interesa rukovaoca ili treće strane, osim ako su nad tim interesima pretežniji interesi ili osnovna prava i slobode lica na koje se podaci odnose koji zahtevaju zaštitu podataka o ličnosti, a posebno ako je lice na koje se podaci odnose maloletno lice. Stav 1. tačka 6) ovog člana ne primenjuje se na obradu koju vrši organ vlasti u okviru svoje nadležnosti.
Član 47. stav 1. istog zakona propisuje da je rukovalac i njegov predstavnik, ako je određen, dužan da vodi evidenciju o radnjama obrade za koje je odgovoran, a koja sadrži informacije o: 1) imenu i kontakt podacima rukovaoca, zajedničkih rukovaoca, predstavnika rukovaoca i lica za zaštitu podataka o ličnosti, ako oni postoje, odnosno ako su određeni; 2) svrsi obrade; 3) vrsti lica na koje se podaci odnose i vrsti podataka o ličnosti; 4) vrsti primalaca kojima su podaci o ličnosti otkriveni ili će biti otkriveni, uključujući i primaoce u drugim državama ili međunarodnim organizacijama; 5) prenosu podataka o ličnosti u druge države ili međunarodne organizacije, uključujući i naziv druge države ili međunarodne organizacije, kao i dokumente o primeni mera zaštite ako se podaci prenose u skladu sa članom 69. stav 2. ovog zakona, ako se takav prenos podataka o ličnosti vrši; 6) roku posle čijeg isteka se brišu određene vrste podataka o ličnosti, ako je takav rok određen; 7) opštem opisu mera zaštite iz člana 50. stav 1. ovog zakona, ako je to moguće.
Koji je rok za imenovanje lica za zaštitu podataka o ličnosti u skladu sa Zakonom?
Šta sve treba da sadrži zbirka podataka?
Član 4. tačka 7. Zakona o zaštiti podataka o ličnosti („Sl. glasnik RS“, broj 87/18) propisuje da je „zbirka podataka” svaki strukturisani skup podataka o ličnosti koji je dostupan u skladu sa posebnim kriterijumima, bez obzira da li je zbirka centralizovana, decentralizovana ili razvrstana po funkcionalnim ili geografskim osnovama.
Ko u JLS imenuje lice za zaštitu podataka o ličnosti?
Zakon o zaštiti podataka o ličnosti („Sl. glasnik RS“) u članu 4. propisuje: „rukovalac“ je fizičko ili pravno lice, odnosno organ vlasti koji samostalno ili zajedno sa drugima određuje svrhu i način obrade. Zakonom kojim se određuje svrha i način obrade, može se odrediti i rukovalac ili propisati uslovi za njegovo određivanje (tačka 8); „organ vlasti“ je državni organ, organ teritorijalne autonomije i jedinice lokalne samouprave, javno preduzeće, ustanova i druga javna služba, organizacija i drugo pravno ili fizičko lice koje vrši javna ovlašćenja (tačka 25).
Isti zakon propisuje u članu 56. stav 1. da je rukovalac dužan da odredi lice za zaštitu podataka o ličnosti, ako se obrada vrši od strane organa vlasti, osim ako se radi o obradi koju vrši sud u svrhu obavljanja njegovih sudskih ovlašćenja. U stavu 6. istog člana propisano je da ako su rukovaoci ili obrađivači organi vlasti ili nadležni organi, može se odrediti zajedničko lice za zaštitu podataka o ličnosti, uzimajući u obzir organizacionu strukturu i veličinu tih organa vlasti.
Imajući u vidu odredbe Zakona o lokalnoj samoupravi („Službeni glasnik RS“, br. 129 od 29. decembra 2007, 83 od 5. avgusta 2014 - dr. zakon, 101 od 16. decembra 2016 - dr. zakon, 47 od 20. juna 2018.), organi jedinica lokalnih samouprava bi trebali da imenuju lica za zaštitu podataka o ličnosti, s tim što više organa može imenovati zajedničko lice za zaštitu podataka, uzimajući u obzir organizacionu strukturu i veličinu tih organa vlasti.
Mogu li više lica da budu zadužena za zaštitu podataka o ličnosti ili samo jedno lice na nivou opštinske/gradske uprave?
Svaki od rukovalaca ili obrađivača koji su dužni da odrede lice za zaštitu podataka o ličnosti – određuju samo jedno, a ne više fizičkih lica.
Više o tome možete se informisati na internet stranici Poverenika za informacije odjavnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti - Lice za zaštitu podataka o ličnosti
Kadrovskoj evidenciji kao zbirci podataka o ličnosti imaju pristup zaposleni u sektoru za upravljanje ljudskim resursima, a neki od tih podataka su potrebni i računovodstvu. Da li bi bilo zakonito da se omogući zaposlenima u računovodstvu pristup samo određenim podacima iz kadrovske evidencije a koja su im neophodna za ostvarivanje njihove nadležnosti i na koji način to uraditi?
Član 12. stav 1. tačka 3. Zakona o zaštiti podataka o ličnosti („Sl. glasnik RS“, broj 87/18) propisuje da je obrada zakonita ako je neophodna u cilju poštovanja pravnih obaveza rukovaoca. Član 14. istog zakona propisuje da se osnov za obradu iz člana 12. stav 1. tačka 3. određuje zakonom. Član 91. stav 1. istog zakona propisuje da se na obradu u oblasti rada i zapošljavanja primenjuju odredbe zakona kojima se uređuje rad i zapošljavanje i kolektivni ugovori, uz primenu odredbi ovog zakona.
Član 83. Zakona o radu ("Službeni glasnik RS" br. 24 od 15. marta 2005, 61 od 18. jula 2005, 54 od 17. jula 2009, 32 od 8. aprila 2013, 75 od 21. jula 2014, 13 od 24. februara 2017 - US, 113 od 17. decembra 2017, 95 od 8. decembra 2018 - Autentično tumačenje) propisuje da zaposleni ima pravo uvida u dokumente koji sadrže lične podatke koji se čuvaju kod poslodavca i pravo da zahteva brisanje podataka koji nisu od neposrednog značaja za poslove koje obavlja, kao i ispravljanje netačnih podataka, da lični podaci koji se odnose na zaposlenog ne mogu da budu dostupni trećem licu, osim u slučajevima i pod uslovima utvrđenim zakonom ili ako je to potrebno radi dokazivanja prava i obaveza iz radnog odnosa ili u vezi sa radom, te da lične podatke zaposlenih može da prikuplja, obrađuje, koristi i dostavlja trećim licima samo zaposleni ovlašćen od strane direktora.
Zakonom o evidencijama u oblasti rada ("Službeni list SRJ", broj 46 od 4. oktobra 1996, "Službeni glasnik RS", br. 101 od 21. novembra 2005 - dr. zakon, 36 od 15. maja 2009 - dr. Zakon) uređuju se vrste, sadržaj i način vođenja evidencija u oblasti rada, kao i način prikupljanja, obrade, korišćenja i zaštite podataka iz tih evidencija. Članovima 5-7 istog zakona regulisana je evidencija o zaposlenim licima, a članovima 23-25 evidencija o zaradama zaposlenih lica.
S obzirom na sve navedene normativne odredbe, računovodstvena služba može koristiti podatke o ličnosti zaposlenih sadržane u kadrovskoj evidenciji, u meri u kojoj je to neophodno radi poštovanja zakonom propisanih obaveza rukovaoca, uz poštovanje svih tehničkih, organizacionih i kadrovskih mera zaštite podataka o ličnosti.
Ko bi bio odgovoran u slučaju da dođe do nestanka matične knjige ili predmeta za ozakonjenje objekata u smislu zaštite podataka o ličnosti?
Član 5. stav 1. tačka 6. Zakona o zaštiti podataka o ličnosti („Sl. glasnik RS“, broj 87/18) propisuje da se podaci moraju obrađivati na način koji obezbeđuje odgovarajuću zaštitu podataka o ličnosti, uključujući zaštitu od neovlašćene ili nezakonite obrade, kao i od slučajnog gubitka, uništenja ili oštećenja primenom odgovarajućih tehničkih, organizacionih i kadrovskih mera („integritet i poverljivost”).
Član 5. stav 2. istog zakona propisuje da je Rukovalac odgovoran za primenu odredaba stava 1. ovog člana i mora biti u mogućnosti da predoči njihovu primenu („odgovornost za postupanje”).
Član 95. stav 1. tačka 1. istog zakona propisuje prekršaj za rukovaoca koji obrađuje podatke o ličnosti suprotno načelima obrade iz člana 5. stav 1. Prema članu 95. stav 5 istog zakona, za isti prekršaj će se kazniti odgovorno lice u organu jedinice lokalne samouprave.
Uredbom o kategorijama registraturskog materijala s rokovima čuvanja i Uredbom o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave propisan je rok i način čuvanja. Kako ograničiti podatke o ličnosti?
Član 5. stav 1. tačka 5. Zakona o zaštiti podataka o ličnosti („Sl. glasnik RS“, broj 87/18) propisuje da se podaci o ličnosti moraju čuvati u obliku koji omogućava identifikaciju lica samo u roku koji je neophodan za ostvarivanje svrhe obrade („ograničenje čuvanja”).
Član 8. istog zakona propisuje da, izuzetno od člana 5. stav 1. tačka 5) ovog zakona, podaci o ličnosti koji se obrađuju isključivo u svrhe arhiviranja u javnom interesu, u svrhe naučnog ili istorijskog istraživanja, kao i u statističke svrhe, mogu se čuvati i u dužem roku, uz poštovanje odredaba ovog zakona o primeni odgovarajućih tehničkih, organizacionih i kadrovskih mera, a u cilju zaštite prava i sloboda lica na koje se podaci odnose, a ako isti rok nije određen zakonom, određuje ga rukovalac.
S obzirom da predmetne uredbe regulišu rokove čuvanja dokumentacije (koja obuhvata i podatke o ličnosti u njima), potrebno je pridržavati se istih rokova.