Питања и одговори
На овој страници СКГО објављује одговоре Стручне службе СКГО на питања која из локалних управа добија у вези са функционисањем локалне самоуправе у различитим областима и са применом надлежности и послова градова и општина.
Да ли је потребно урадити процену утицаја ако су камере постављене у холу зграде општине?
Ако установа достави предлог запосленог за доделу новчане награде општинској управи заједно са дописом у коме су бројеви рачуна и ЈМБГ, како те податке уништити (имати у виду да је допис део предмета)?
Члан 5 став 1. тачка 5. Закона о заштити података о личности („Сл. гласник РС“, број 87/18) прописује да се подаци о личности морају чувати у облику који омогућава идентификацију лица само у року који је неопходан за остваривање сврхе обраде („ограничење чувања”).
Члан 8. истог закона прописује да, изузетно од члана 5. став 1. тачка 5) овог закона, подаци о личности који се обрађују искључиво у сврхе архивирања у јавном интересу, у сврхе научног или историјског истраживања, као и у статистичке сврхе, могу се чувати и у дужем року, уз поштовање одредаба овог закона о примени одговарајућих техничких, организационих и кадровских мера, а у циљу заштите права и слобода лица на које се подаци односе, а ако исти рок није одређен законом, одређује га руковалац.
Ако у телефонском разговору странка тражи информацију о стању пореског дуга, саопштава ЈМБГ за физичко лице за које тражи, да ли запослени треба да одговоре по овом захтеву?
Закон о заштити података о личности („Сл. гласник РС“, број 87/18) прописује у члану 5. став 1. тачка 6. да се подаци о личности морају обрађивати на начин који обезбеђује одговарајућу заштиту података о личности, укључујући заштиту од неовлашћене или незаконите обраде, као и од случајног губитка, уништења или оштећења применом одговарајућих техничких, организационих и кадровских мера („интегритет и поверљивост”).
У том смислу, саопштавање пореског дуга путем телефона, само на основу изговореног ЈМБГ могло би да доведе до нарушавања интегритета и поверљивости ових података, посебно имајући у виду доступност ових бројева и велике случајеве њихове компромитације.
На који начин исправљати или брисати личне податке? Да ли, у том случају, треба примењивати Закон о матичним књигама и Закон о општем управном поступку, па се подаци исправљају и бришу решењем или се мисли на неку другу форму?
Члан 29. Закона о заштити података о личности („Сл. гласник РС“, број 87/18) прописује да лице на које се подаци односе има право да се његови нетачни подаци о личности без непотребног одлагања исправе. У зависности од сврхе обраде, лице на које се подаци односе има право да своје непотпуне податке о личности допуни, што укључује и давање додатне изјаве.
Члан 30. истог закона прописује да лице на које се подаци односе има право да се његови подаци о личности избришу од стране руковаоца, те да је руковалац дужан да без непотребног одлагања податке из става 1. овог члана избрише у следећим случајевима: 1) подаци о личности више нису неопходни за остваривање сврхе због које су прикупљени или на други начин обрађивани; 2) лице на које се подаци односе је опозвало пристанак на основу којег се обрада вршила, у складу са чланом 12. став 1. тачка 1) или чланом 17. став 2. тачка 1) овог закона, а нема другог правног основа за обраду; 3) лице на које се подаци односе је поднело приговор на обраду у складу са: а) чланом 37. став 1. овог закона, а нема другог правног основа за обраду који претеже над легитимним интересом, правом или слободом лица на које се подаци односе, б) чланом 37. став 2. овог закона; 4) подаци о личности су незаконито обрађивани; 5) подаци о личности морају бити избрисани у циљу извршења законских обавеза руковаоца; 6) подаци о личности су прикупљени у вези са коришћењем услуга информационог друштва из члана 16. став 1. овог закона.
Обрада података о личности у матичним књигама, па и њихово исправљање и брисање прописано је Законом о матичним књигама („Службени гласник РС“, бр. 20 од 19. марта 2009, 145 од 29. децембра 2014, 47 од 20. јуна 2018.).
Да ли за формирање нове збирке података мора да постоји правни основ у неком пропису или је довољно да лице чији се подаци прикупљају по пристанку пристане и да се формира збирка (мисли се на образац где се води збирка података)?
Члан 12. Закона о заштити података о личности („Сл. гласник РС“, број 87/18) прописује да је обрада законита само ако је испуњен један од следећих услова: 1) лице на које се подаци о личности односе је пристало на обраду својих података о личности за једну или више посебно одређених сврха; 2) обрада је неопходна за извршење уговора закљученог са лицем на које се подаци односе или за предузимање радњи, на захтев лица на које се подаци односе, пре закључења уговора; 3) обрада је неопходна у циљу поштовања правних обавеза руковаоца; 4) обрада је неопходна у циљу заштите животно важних интереса лица на које се подаци односе или другог физичког лица; 5) обрада је неопходна у циљу обављања послова у јавном интересу или извршења законом прописаних овлашћења руковаоца; 6) обрада је неопходна у циљу остваривања легитимних интереса руковаоца или треће стране, осим ако су над тим интересима претежнији интереси или основна права и слободе лица на које се подаци односе који захтевају заштиту података о личности, а посебно ако је лице на које се подаци односе малолетно лице. Став 1. тачка 6) овог члана не примењује се на обраду коју врши орган власти у оквиру своје надлежности.
Члан 47. став 1. истог закона прописује да је руковалац и његов представник, ако је одређен, дужан да води евиденцију о радњама обраде за које је одговоран, а која садржи информације о: 1) имену и контакт подацима руковаоца, заједничких руковаоца, представника руковаоца и лица за заштиту података о личности, ако они постоје, односно ако су одређени; 2) сврси обраде; 3) врсти лица на које се подаци односе и врсти података о личности; 4) врсти прималаца којима су подаци о личности откривени или ће бити откривени, укључујући и примаоце у другим државама или међународним организацијама; 5) преносу података о личности у друге државе или међународне организације, укључујући и назив друге државе или међународне организације, као и документе о примени мера заштите ако се подаци преносе у складу са чланом 69. став 2. овог закона, ако се такав пренос података о личности врши; 6) року после чијег истека се бришу одређене врсте података о личности, ако је такав рок одређен; 7) општем опису мера заштите из члана 50. став 1. овог закона, ако је то могуће.
Који је рок за именовање лица за заштиту података о личности у складу са Законом?
Шта све треба да садржи збирка података?
Члан 4. тачка 7. Закона о заштити података о личности („Сл. гласник РС“, број 87/18) прописује да је „збирка података” сваки структурисани скуп података о личности који је доступан у складу са посебним критеријумима, без обзира да ли је збирка централизована, децентрализована или разврстана по функционалним или географским основама.
Ко у ЈЛС именује лице за заштиту података о личности?
Закон о заштити података о личности („Сл. гласник РС“) у члану 4. прописује: „руковалац“ је физичко или правно лице, односно орган власти који самостално или заједно са другима одређује сврху и начин обраде. Законом којим се одређује сврха и начин обраде, може се одредити и руковалац или прописати услови за његово одређивање (тачка 8); „орган власти“ је државни орган, орган територијалне аутономије и јединице локалне самоуправе, јавно предузеће, установа и друга јавна служба, организација и друго правно или физичко лице које врши јавна овлашћења (тачка 25).
Исти закон прописује у члану 56. став 1. да је руковалац дужан да одреди лице за заштиту података о личности, ако се обрада врши од стране органа власти, осим ако се ради о обради коју врши суд у сврху обављања његових судских овлашћења. У ставу 6. истог члана прописано је да ако су руковаоци или обрађивачи органи власти или надлежни органи, може се одредити заједничко лице за заштиту података о личности, узимајући у обзир организациону структуру и величину тих органа власти.
Имајући у виду одредбе Закона о локалној самоуправи („Службени гласник РС“, бр. 129 од 29. децембра 2007, 83 од 5. августа 2014 - др. закон, 101 од 16. децембра 2016 - др. закон, 47 од 20. јуна 2018.), органи јединица локалних самоуправа би требали да именују лица за заштиту података о личности, с тим што више органа може именовати заједничко лице за заштиту података, узимајући у обзир организациону структуру и величину тих органа власти.
Могу ли више лица да буду задужена за заштиту података о личности или само једно лице на нивоу општинске/градске управе?
Сваки од руковалаца или обрађивача који су дужни да одреде лице за заштиту података о личности – одређују само једно, а не више физичких лица.
Више о томе можете се информисати на интернет страници Повереника за информације одјавног значаја и заштиту података о личности - Лице за заштиту података о личности
Кадровској евиденцији као збирци података о личности имају приступ запослени у сектору за управљање људским ресурсима, а неки од тих података су потребни и рачуноводству. Да ли би било законито да се омогући запосленима у рачуноводству приступ само одређеним подацима из кадровске евиденције а која су им неопходна за остваривање њихове надлежности и на који начин то урадити?
Члан 12. став 1. тачка 3. Закона о заштити података о личности („Сл. гласник РС“, број 87/18) прописује да је обрада законита ако је неопходна у циљу поштовања правних обавеза руковаоца. Члан 14. истог закона прописује да се основ за обраду из члана 12. став 1. тачка 3. одређује законом. Члан 91. став 1. истог закона прописује да се на обраду у области рада и запошљавања примењују одредбе закона којима се уређује рад и запошљавање и колективни уговори, уз примену одредби овог закона.
Члан 83. Закона о раду ("Службени гласник РС" бр. 24 од 15. марта 2005, 61 од 18. јула 2005, 54 од 17. јула 2009, 32 од 8. априла 2013, 75 од 21. јула 2014, 13 од 24. фебруара 2017 - УС, 113 од 17. децембра 2017, 95 од 8. децембра 2018 - Аутентично тумачење) прописује да запослени има право увида у документе који садрже личне податке који се чувају код послодавца и право да захтева брисање података који нису од непосредног значаја за послове које обавља, као и исправљање нетачних података, да лични подаци који се односе на запосленог не могу да буду доступни трећем лицу, осим у случајевима и под условима утврђеним законом или ако је то потребно ради доказивања права и обавеза из радног односа или у вези са радом, те да личне податке запослених може да прикупља, обрађује, користи и доставља трећим лицима само запослени овлашћен од стране директора.
Законом о евиденцијама у области рада ("Службени лист СРЈ", број 46 од 4. октобра 1996, "Службени гласник РС", бр. 101 од 21. новембра 2005 - др. закон, 36 од 15. маја 2009 - др. Закон) уређују се врсте, садржај и начин вођења евиденција у области рада, као и начин прикупљања, обраде, коришћења и заштите података из тих евиденција. Члановима 5-7 истог закона регулисана је евиденција о запосленим лицима, а члановима 23-25 евиденција о зарадама запослених лица.
С обзиром на све наведене нормативне одредбе, рачуноводствена служба може користити податке о личности запослених садржане у кадровској евиденцији, у мери у којој је то неопходно ради поштовања законом прописаних обавеза руковаоца, уз поштовање свих техничких, организационих и кадровских мера заштите података о личности.
Ко би био одговоран у случају да дође до нестанка матичне књиге или предмета за озакоњење објеката у смислу заштите података о личности?
Члан 5. став 1. тачка 6. Закона о заштити података о личности („Сл. гласник РС“, број 87/18) прописује да се подаци морају обрађивати на начин који обезбеђује одговарајућу заштиту података о личности, укључујући заштиту од неовлашћене или незаконите обраде, као и од случајног губитка, уништења или оштећења применом одговарајућих техничких, организационих и кадровских мера („интегритет и поверљивост”).
Члан 5. став 2. истог закона прописује да је Руковалац одговоран за примену одредаба става 1. овог члана и мора бити у могућности да предочи њихову примену („одговорност за поступање”).
Члан 95. став 1. тачка 1. истог закона прописује прекршај за руковаоца који обрађује податке о личности супротно начелима обраде из члана 5. став 1. Према члану 95. став 5 истог закона, за исти прекршај ће се казнити одговорно лице у органу јединице локалне самоуправе.
Уредбом о категоријама регистратурског материјала с роковима чувања и Уредбом о канцеларијском пословању органа државне управе прописан је рок и начин чувања. Како ограничити податке о личности?
Члан 5. став 1. тачка 5. Закона о заштити података о личности („Сл. гласник РС“, број 87/18) прописује да се подаци о личности морају чувати у облику који омогућава идентификацију лица само у року који је неопходан за остваривање сврхе обраде („ограничење чувања”).
Члан 8. истог закона прописује да, изузетно од члана 5. став 1. тачка 5) овог закона, подаци о личности који се обрађују искључиво у сврхе архивирања у јавном интересу, у сврхе научног или историјског истраживања, као и у статистичке сврхе, могу се чувати и у дужем року, уз поштовање одредаба овог закона о примени одговарајућих техничких, организационих и кадровских мера, а у циљу заштите права и слобода лица на које се подаци односе, а ако исти рок није одређен законом, одређује га руковалац.
С обзиром да предметне уредбе регулишу рокове чувања документације (која обухвата и податке о личности у њима), потребно је придржавати се истих рокова.